Posebno značajan zadatak Uprave za kadrove je vođenje Kadrovskog informacionog sistema (KIS).

KIS omogućava administraciju i registraciju svih zakonsko propisanih informacija o zaposlenim licima, evidentiranje, vođenje i analiziranje podataka:

• planiranje unutrašnje organizacije i sistematizacije upravnih organa,
• efikasnije raspoređivanje i korišćenje kadrovskog potencijala,
• jedinstven pogled na podatke o kadrovima u upravi,
• efikasan sistem kontinuiranog školovanja i usavršavanja,
• praćenje svih postupaka u vezi s kadrovima:
• zasnivanje radnog odnosa,
• raspoređivanje zaposlenih lica,
• ocjenjivanje uspješnosti rada u upravi,
• napredovanje zaposlenih lica,
• usavršavanje i utvrđivanje sposobnosti,
• prestanak radnog odnosa.

Cilj Kadrovskog informacionog sistema je postizanje efikasnog zapošljavanja, adekvatnog planiranje karijere, jačanja motivacije, uspješnog ocjenjivanja, napredovanja i nagrađivanja drzavnih sluzbenika – tj. kvalitetno i efektivno upravljanje ljudskim resursima na nivou svih drzavnih organa.
Kadrovski informacioni sistem je osmišljen tako da:

• svi drzavni organi imaju pristup isključivo svojim podacima i odgovorni su za unos i azuriranje svojih podataka, što znači da su svi oni sopstvenici svojih podataka, i bez mogućnosti  da vide podatke ostalih drzavnih organa. Svim korisnicima KIS/a su otvoreni posebni korisnički nalozi (za svakog korisnika pojedinačno) sa sopstvenom mogućnošću mijenjanja lozinke (passworda)
• Uprava za kadrove ima uvid u sve podatke unešene u Centralnu kadrovsku evidenciju, što joj omogućava da u svakom momentu moze napraviti kvalitetne analize  o stanju i potrebama  kompletne drzavne uprave.
• KIS omogućava pravljenje izvjestaja o:
• zapošljavanju sluzbenika u xx godini,
• broju i strukturi zaposlenih,
• popunjenosti radnih mjesta,
• broju i strukturi zaposlenih prema pravilniku o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji,
• zaposlenima na određeno vrijeme,
• korišćenju godišnjeg odmora,
• zaposlenima za obračunsku sluzbu ministarstva finansija,
• radnom stazu itd.

 

Centralna kadrovska evidencija (Član 118 Zakona o drzavnim sluzbenicima i namjestenicima, Sl CG br 50/08)  obuhvata podatke o:

• ličnosti - ime i prezime, nacionalnost i maternji jezik, adresa, JMBG i dr
• radnom odnosu, vrsta radnog odnosa i datum njegovog zasnivanja i dr
• radnom mjestu i kretanju u sluzbi
• imenovanju, napredovanju i zvanju
• stepenu školske spreme, funkcionalnim i specijalnim znanjima, stručnom usavršavanju i ispitima
• radnom, penzijskom, beneficiranom stazu
• posebnim funkcijama i učešću u projektnim zadacima i grupama i posebnim poslovima od značaja za drzavni organ
• ocjenama rada, priznanjima
• disciplinskoj i materijalnoj odgovornosti
• prestanku radnog odnosa
• dozvoli za pristup tajnim podacima
• ličnim primanjima i naknadama i drugim podacima u skladu sa zakonom.

Ovaj projekat je finansijski i stručno podrzan od strane EAR/a (Evropska agencija za rekonstrukciju) kroz projekat PARIM CB (Projekat jačanja kapaciteta za upravljanje kadrovima i evropske integracije.

PREGLED AKTIVNOSTI

  24. maja 2006. godine EAR je objavila  tender za nabavku hardvera, softvera i  opreme za multimedijalnu salu Uprave za kadrove, a u julu 2006. godine kao najbolji ponuđači izabrane su sledeće firme:

•  »Montora« iz Podgorice za izradu softvera
•  »Informatika Montenenegro« iz Podgorice za računarsku opremu
•  »DatCom« iz Slovenije za multimedijalnu opremu.

U septembru 2006. godine godine otpočeo je  razvoj programskog paketa i zavrsen u martu 2007. Na izradi programa je radila informatička firma »Montora« uz stalne konsultacije sa predstavnicima Uprave za kadrove i drugih drzavnih organa. Kao najbolji ponuđač na tenderu, informatička kuća » Montora« je obavezna da razvija programski paket za Centralnu kadrovsku evidenciju i da obezbijedi njegovo odrzavanje u periodu od tri godine od dana sklapanja Ugovora. S obzirom na to, programski paket se redovno doradjuje, kroz fazu implementacije, imajuci u vidi sugestije i potrebe korisnika koji ga koriste.

Informatička kuća »Informatika Montenegro« je  u januaru 2007. godine isporučila  računarsku opremu Upravi za kadrove, a Uprava za kadrove svim drzavnim organima na osnovu spiska koji je bio sastavni dio tenderske dokumentacije. Svi drzavni organi su dobili određeni broj kompjutera (u zavisnosti od broja zaposlenih) i multifunkcionalne uređaje ( MF - štampa, fax, skeniranje).

Kontinuirana saradnja predstavnika Uprave za kadrove i Sekretarijata za razvoj u cilju uspostavljanja KIS/a je rezultirala osmišljavanjem organizacije kompletnog KIS/a, pri cemu je organizacija zamišljena tako da: svi drzavni organi moraju imati pristup glavnoj bazi koja se nalazi na serverima u prostorijama Sekretarijata za razvoj, odnosno moraju biti povezani u mrezu drzavnih organa. Za ovaj dio je zaduzen Sekretarijat za razvoj (sada – Ministarstvo za informaciono drustvo).
Veći dio organa su umrezeni i predstavljaju dio mreze drzavnih organa (MIPNET) i samim tim im je omogućen link ka bazi, a za preostali dio, pristup ka bazi će zavisiti od povezivanja na mrezu drzavnih organa, odnosno aktivnosti koje ce sprovesti Ministarstvo za informaciono drustvo po tom pitanju.

Drzavnim organima, koji se nalaze u mrezi drzavnih organa, a njihovi predstavnici su prošli  obuku za rad na aplikaciji, instalirana je aplikacija i link (veza) prema bazi i na taj nacin omogućen unos podataka.

Nakon sprovedene ToT obuke (trening trenera) za delegirane predstavnike drzavnih organa, ti treneri su započeli sa obučavanjem krajnjih KIS korisnika (predstavnika) iz ostalih drzavnih organa.

Uprava za kadrove je, na ovaj nacin, za korišćenje KIS programa organizovala obuke predstavnike iz 42 drzavna organa, pri cemu su obuke trajale 5 radnih dana.

U Upravi za kadrove je oformljen HelpDesk (radna grupa za pomoć krajnjim korisnicima) koji ima svakodnevnu komunikaciju sa velikim brojem korisnika, a u funkciji prevazilazenja problema prilikom unosa podataka neophodnih za vođenje Centralne kadrovske evidencije kao i prikupljanja sugestija za poboljsanje sadrzaja same aplikacije. Jedan od rezulata rada HelpDeska je i dopuna uputstva za KIS korisnike; Izvod iz pomenutog uputstva

Krajnji korisnici koji su prošli obuku su bili u obavezi da, u što kraćem roku, započnu sa unosom podataka u produkcionu bazu. Na taj način, započela je faza implementacije u kojoj se, uz uvazavanje primjedbi korisnika koje su se diferencirale pri neposrednom radu na programu, došlo do prilično dobro izgrađene i dotjerane aplikacije. Pri tome je  od izuzetne vaznosti bila zainteresovanost i odgovornost krajnjih korisnika i korespondencija sa UZK.
Na zahtjev pojedinih drzavnih organa, njihovim predstavnicima je ponovljena obuka, a Uprava za kadrove je spremna da i dalje organizuje obuke za predstavnike drzavnih organa kod kojih se ukaze potreba.
„Starjesina drzavnog organa je obavezan da organu za upravljanje kadrovima dostavi podatke za upis u Centralnu kadrovsku evidenciju, najkasnije u roku od osam dana od nastanka ili promjena okolnosti o kojima se vodi evidencija“ (Član 120 Zakona o drzavnim sluzbenicima i namjestenicima). U protivnom, starjesina drzavnog organa će se kazniti novčanom kaznom od desetostrukog do tristostrukog iznosa najnize cijene rada u Crnoj Gori (Član 124. stav 1. tačka 12. Zakona)

Zakonom o zaradama drzavnih sluzbenika i namještenika („Sl.list RCG 27/04) utvrđeno je da se obračun zarada vrši na osnovu podataka iz Centralne kadrovske evidencije, tako da je u planu za naredni period rad na osmisljavanju i definisanju  exporta ovih podataka prema Ministarstvu finansija na elektronski nacin.

Od 1. januara 2009-te zazivio je i proces zapošljavanja: drzavni organi koji su  završili sa unosom podataka za svoje zaposlene, u obavezi su da sve zahtjeve za oglase i konkurse koje dostavljaju UZK u papirnom obliku, to urade i kroz aplikaciju.

PLANIRANE AKTIVNOSTI

Kada Ministarstvo za informaciono drustvo poveze preostale drzavne organe u mrezu drzavnih organa, UZK će pruziti i njihovim predstavnicima adekvatnu obuku za rad na KIS aplikaciji i instalirati im link koji će im omogićiti da započnu sa unosom podataka u zajedničku bazu.

Predstavnici Uprave za kadrove imaju neposredan kontakt sa predstavnicima drzavnih organa koji  su prošli obuku za rad sa aplikacijom. Uprava za kadrove stoji na raspolaganju svim predstavnicima drzavnih organa u vidu organizovanja dodatnih obuka za koje se iskaze potreba kao i za prevazilazenje svih ostalih problema vezanih za uspostavljanje Centralne kadrovske evidencije.
Od oko 65 drzavnih organa (ukljucujuci i novoformirane) u MIPNET mrezu (mrezu drzavnih organa)  su povezana 42 drzavna organa. Od toga, predstavnici 39 organa koji su prosli obuku za rad na KIS aplikaciji, su poceli sa unosom podataka u bazu za svoje zaposlene, a njih 30 je pri kraju unosa.

Sledeca faza Projekta KIS obuhvata uvođenje u bazu i drugih drzavnih organa. Preduslov je da i oni budu povezani u mrezu drzavnih organa, što je u nadležnosti Ministarstva za informaciono drustvo. Oprema za ove organe,  nabavljena  na osnovu dodatnog tendera koji je raspisan od strane EAR/a, isporučena  je krajem 2007.godine. Za njihove predstavnike biće organizovana obuka po istom principu kao i za ostale državne organe.